Cuando ejercer se vuelve difícil o surgen situaciones que pueden poner en riesgo tu ejercicio profesional, contar con orientación y respaldo puede marcar la diferencia. En Fepasde te acompañamos para que tengas herramientas que te permitan anticiparte y actuar frente a situaciones relacionadas con tu práctica.
El proceso de habilitación no es un trámite que se cumple una sola vez, se trata de una obligación permanente que debe mantenerse durante toda la prestación del servicio por parte de los prestadores de salud, recuerda que los procesos administrativos sancionatorios iniciados por las Secretarías de Salud tienen origen en incumplimientos que pueden prevenirse mediante una adecuada organización, autoevaluación y gestión documental, por ello ten en cuenta las siguientes recomendaciones:
1. Realiza periódicamente una simulación de una visita programada
No esperes a que la Secretaría de Salud llegue a realizar una inspección, programa cada tres o seis meses una revisión interna verificando: documentación de habilitación actualizada, certificados y soportes del talento humano, historias clínicas completas y adecuadamente custodiadas, protocolos y registros exigidos para su servicio, dotación y equipos en buen estado, mantenimiento y calibración cuando aplique, gestión de residuos, señalización visible y adecuada.
2. Mantén toda la información organizada y disponible
Durante una visita de inspección, vigilancia y control, uno de los aspectos más valorados es la capacidad del prestador para demostrar el cumplimiento de los estándares, por lo que se recomienda contar con carpetas físicas o digitales organizadas por temas: habilitación y REPS, talento humano, RETHUS, conceptos sanitarios, fichas técnicas de los equipos, dotación y mantenimiento, bioseguridad gestión de residuos, historias clínicas y formatos exigidos.
3. Verifica que toda tu publicidad corresponda únicamente a servicios habilitados
La publicidad en salud debe ser coherente con los servicios efectivamente habilitados, evita:
- Publicitar servicios que no aparecen registrados en el REPS.
- Ofrecer procedimientos para los cuales no posees formación acreditada.
- Anunciar especialidades o competencias que no correspondan a tu formación.
Recuerda que la Secretaría de Salud puede contrastar la publicidad con la información registrada oficialmente y considerar esta situación como un incumplimiento de las condiciones de habilitación.
4. Mantén vigente tu inscripción en RETHUS y los soportes de idoneidad
El estándar de talento humano exige que el profesional cuente con los requisitos legales para ejercer su profesión, entre los documentos básicos que deben estar disponibles se encuentran: diploma y acta de grado, tarjeta profesional cuando aplique, registro en RETHUS, certificaciones exigidas y soportes de formación adicional cuando sea pertinente.
5. Obtén concepto sanitario favorable antes de iniciar actividades
Uno de los errores más frecuentes consiste en comenzar a prestar servicios sin verificar previamente el cumplimiento de las condiciones sanitarias del consultorio, por lo que antes de abrir las puertas al público: verifica los requisitos sanitarios exigibles, gestiona oportunamente los permisos requeridos ante la autoridad competente y conserva los soportes de las visitas y conceptos emitidos.
6. Elige cuidadosamente el consultorio antes de arrendarlo o comprarlo
Muchos prestadores invierten en adecuaciones costosas porque no verificaron previamente que el inmueble cumpliera las condiciones mínimas exigidas, asegúrate de que cuente con condiciones adecuadas de accesibilidad, servicios sanitarios, señalización y seguridad, así como con la posibilidad de realizar las adecuaciones exigidas. Si el inmueble se encuentra sometido al régimen de propiedad horizontal, verifica previamente que la prestación de servicios de salud esté permitida y que no existan restricciones para su funcionamiento.
7. Lista de verificación rápida antes de una visita
Antes de la visita, haz una revisión rápida de los aspectos más sensibles que normalmente verifican las autoridades sanitarias, este sencillo ejercicio te permitirá identificar oportunidades de mejora y corregir posibles incumplimientos antes de una inspección.
- Mi servicio se encuentra habilitado.
- La información registrada en REPS está actualizada
- Mi inscripción en RETHUS está vigente.
- Solo publicito servicios habilitados.
- Tengo organizados todos los documentos soporte.
- Mis historias clínicas cumplen los requisitos legales.
- Los equipos tienen mantenimientos y calibraciones cuando corresponde.
- El consultorio cuenta con señalización adecuada.
- Dispongo de los soportes de gestión de residuos.
- Conozco los protocolos aplicables a mi servicio.
- He realizado recientemente una autoevaluación.
Recuerda: la habilitación no se demuestra con afirmaciones a la comisión verificadora, sino con evidencia documental, condiciones locativas adecuadas y cumplimiento permanente de los estándares establecidos por la normatividad vigente.
¿Tienes dudas sobre tu habilitación?
En Fepasde cuentas con orientación para resolver inquietudes relacionadas con el ejercicio profesional y los aspectos médico-legales que pueden surgir en tu práctica. Porque cuando ejercer se vuelve difícil, no tienes que enfrentarlo solo.
