Una de las preocupaciones al contraer obligaciones financieras, comerciales o de servicios es ser reportado de manera negativa ante operadores de información[1] -comúnmente conocidos como “centrales de riesgo”-, esto por cuanto dicho reporte funciona como una huella que evidencia el comportamiento de pago de una persona y, eventualmente, si ha presentado incumplimientos le afectará a la hora de contraer una obligación nueva, momento en el cual usualmente se percata la existencia de dicho reporte.
Para estos casos la norma contempla en cabeza de las fuentes de información[2] (entidad con la que se contrae la obligación) el deber de comunicar de manera previa al titular[3] (el deudor) el estado de mora y el consecuente reporte negativo de no realizarse el pago, que más que un sermón sobre el incumplimiento, como mal puede ser tomado, es un mecanismo y un derecho para los deudores que contempla la ley y del cual queremos darte algunas recomendaciones.
¿En qué consiste la comunicación previa al reporte de información negativa?
La Ley 1266 de 2008 establece las disposiciones sobre la protección y manejo de la información personal que se encuentre en bases de datos, en especial la financiera, crediticia, comercial y de servicios; esta norma contempla en su artículo 12 un requisito especial para las fuentes de información que, como lo mencionamos previamente, es aquella entidad con la que se contrae una obligación tal como un préstamo o el pago de un servicio a plazos (cuotas), este requisito consiste en el envío de una comunicación previa al titular para que el reporte de información negativa sea procedente y en la cual se indique la situación de mora para que el titular pueda: i) Demostrar o efectuar el pago de la obligación o ii) controvertir aspectos como el monto y la fecha de exigibilidad.
[1] El artículo 3° de la Ley 1266 de 2008 define a los operadores de información como la persona, entidad u organización que recibe datos personales sobre varios titulares, su función es administrarlos y ponerlos en conocimiento de los usuarios bajo ciertos parámetros.
[2] El artículo 3° de la Ley 1266 de 2008 define a la fuente de la información como la persona, entidad u organización que recibe y conoce los datos personales de los titulares, es el responsable y quien goza de autorización para el tratamiento en razón de una relación comercial o de servicios y quien a su vez entrega los datos a los operadores respondiendo por la calidad de dicha información, conforme lo señalado en la ley.
[3] El artículo 3° de la Ley 1266 de 2008 define al titular de la información como la persona natural o jurídica a quien se refiere la información que reposa en un banco de datos y es el sujeto de la protección contemplada en la ley y la Constitución Política de Colombia.
De sus características se observa que esta comunicación fue establecida por el legislador como una forma de defensa para el deudor buscando prevenirle de un reporte negativo y ofreciéndole opciones para actuar una vez es recibida; no obstante, estas opciones no son indefinidas en el tiempo, pues si una vez remitida la comunicación transcurren veinte (20) días calendario y se continúa registrando la mora en el pago, la fuente se encuentra habilitada para efectuar el reporte de información negativa ante los operadores.
Adicionalmente, señala la norma que esta comunicación debe ser remitida a la última dirección de domicilio del titular que se encuentra registrada en los archivos de la fuente, he aquí la importancia de mantener tus datos actualizados en las entidades en donde tengas relaciones financieras, comerciales o de servicios.
Sobre el particular, cabe mencionarse que la protección no se contempla si el deudor de la información no recibe la comunicación por falta de actualización de sus datos o cambios de dirección, ya que la fuente solo deberá demostrar la última fecha de actualización de la dirección y que la comunicación fue allí remitida.
Ahora bien, además del envío físico de la comunicación, las fuentes cuentan con otras herramientas para informar al titular el estado de mora y el consecuente reporte negativo de no realizarse el pago, tal es el caso del envío por medio electrónico de acuerdo con la Ley 527 de 1999 sobre comercio electrónico, así como la inclusión de la comunicación previa en el extracto que se remite de manera periódica al titular.
El no enviar la comunicación previa al reporte de información negativa acarrea como consecuencia a la fuente el deber de retirar el reporte realizado.
Novedades sobre la comunicación previa al reporte con la Ley de borrón y cuenta nueva.
En el año 2021, fue expedida la Ley 2157 también conocida como Ley de borrón y cuenta nueva, por medio de la cual se realizaron algunas modificaciones a la Ley 1266 de 2008, entre ellas, se encuentran dos aspectos nuevos de especial interés para los titulares de obligaciones financieras, crediticias, comerciales o de servicios.
En primer lugar, sobre la comunicación previa, se incluyó expresamente que el incumplimiento de este deber cuando la obligación o cuota ya fue extinguida genera el retiro inmediato del reporte negativo, de no haberse extinguido la deuda o cuota se debe retirar el reporte y proceder con la comunicación para, ahí sí, realizarlo nuevamente.
Así mismo, se estableció como requisito adicional de las fuentes remitir dos (2) comunicaciones previas al titular cuando las obligaciones sean iguales o inferiores al 15% de un (1) salario mínimo mensual legal vigente. En estos casos, el reporte solo será procedente cuando se remita cada comunicación en días diferentes y entre una y otra medie por lo menos veinte (20) días calendario.
En segundo lugar, y siendo uno los principales objetivos de esta norma, se incluyó un régimen de transición para obligaciones en mora por seis (6) o más meses en donde se contemplan, entre otras, las siguientes reglas:
i) Para aquellas obligaciones que se extingan dentro de los doce (12) meses siguientes a la entrada en vigencia de la ley (29 de octubre de 2021), el reporte de información negativa tendrá un término de permanencia máximo de seis (6) meses contados a partir de la fecha del pago. Pasado este término el reporte se retirará automáticamente.
ii) Si a la entrada en vigencia de la ley el reporte había permanecido ante los operadores por lo menos seis (6) meses desde la fecha de extinción de la obligación, habrá operado la caducidad inmediata de la información negativa; es decir, procede el retiro inmediato del reporte negativo.
iii) Si, por el contrario, a la entrada en vigencia de la ley la información negativa no hubiere permanecido por lo menos seis (6) meses y ya se realizó el pago de la obligación, el reporte permanecerá hasta completar este periodo.
iv) Si las obligaciones tienen una mora inferior a (6) meses, el reporte negativo permanecerá por el mismo tiempo de mora.
Nótese que la norma contempla la eliminación inmediata del reporte negativo, en aquellos casos en donde la información hubiere permanecido por lo menos seis (6) meses al momento de la entrada en vigencia de la ley y en otros escenarios muy puntuales para deudores con calidades especiales como, Mipymes, sector turismo, pequeños productores del sector agropecuario, ciertos deudores de Finagro, personas naturales con calidad de comerciante y titulares de obligaciones con el Icetex, aspecto del cual se debe dar claridad toda vez que se ha creado cierta creencia según la cual la eliminación del reporte negativo es inmediata para cualquier deudor moroso sin tener en cuenta las particularidades que han sido dispuestas en la norma.
Cabe señalar que estas excepciones al periodo de permanencia del reporte negativo solo estarán vigentes durante doce (12) meses desde la entrada en vigencia de la Ley 2157, los cuales culminan el día 29 de octubre de 2022.
Recuerda las finalidades de la comunicación previa, así como actualizar tu dirección ante las entidades en donde tengas obligaciones vigentes para recibirla oportunamente y evitar el reporte de información negativa efectuando el pago o demostrando que se realizó. En el Fepasde estamos para asesorarte, comunícate con nosotros a la línea a nivel nacional 01 8000 180343 y en Bogotá al (601) 7448100 o al correo electrónico servicioalcliente@scare.org.co.
